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Belege automatisch erfassen: Excel oder DATEV-Datei mit Claude

Codewort: GUIDE021 Claude Finanzen 7 Prompts zum Kopieren Stand Juni 2026 111 Aufrufe
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Das baust du

Claude liest bei dir automatisch alle Belege, findet Fehler und gleicht jede Rechnung mit deinen Kontoauszügen ab, damit am Ende keine fehlt. Datum, Betrag und Kategorie werden erfasst und gegengeprüft, ohne dass du etwas eintippst. Das Herzstück ist die Prüfstelle in Prompt 2: Sie fängt Doppelungen und Zahlendreher ab, bevor etwas weiterverarbeitet wird. Am Ende steht eine saubere Excel-Tabelle und daraus eine DATEV-kompatible Datei für deinen Steuerberater.

2Wege: lokal oder Google Drive
5fertige Prompts
Excel + DATEVals Ergebnis

Die zwei Wege, beide in Cowork

Weg A: lokaler Ordner
Weg B: Google Drive
Wo liegen die Belege
In einem Ordner auf deinem Computer
In einem Ordner in deinem Google Drive
Wohin kommt das Ergebnis
Direkt in denselben Ordner
Als neue Datei in Drive
Gut für
Am direktesten, kein Hoch- und Runterladen
Belege in der Cloud, Arbeiten von mehreren Geräten

Die drei Bausteine

Du brauchst nur drei Dinge:

  1. Einen Ordner für alle Belege. Auf deinem Computer oder in Google Drive. Alles, was Claude auslesen soll, kommt dort hinein.
  2. Eine klare Anweisung, was Claude aus jedem Beleg auslesen soll: Datum, Lieferant, Belegnummer, Beträge, Umsatzsteuer, Kategorie.
  3. Eine Prüfstelle in genau dieser Anweisung, die Fehler und Doppelungen automatisch abfängt.

Alle drei richtest du in den Schritten unten ein. Die Prompts sind fertig, du kopierst sie nur.

Schritt 1

Weg A einrichten: Cowork mit lokalem Ordner

  1. Lade die Claude-Desktop-App von claude.com/download und melde dich mit deinem Pro-Konto an.
  2. Schalte oben im Fenster von Chat auf Cowork um.
  3. Leg auf deinem Computer einen Ordner an, zum Beispiel Belege 2026, und leg alle Belege hinein.
  4. Projekt anlegen: In der linken Leiste unter Projekte ein neues Projekt erstellen, zum Beispiel „Buchhaltung“. Ein Projekt merkt sich Ordner, Anweisungen und frühere Läufe.
  5. Ordner verbinden: Im Projekt deinen Belege-Ordner als Arbeitsordner freigeben. Claude liest und schreibt nur in freigegebenen Ordnern.
  6. Projekt-Anweisung eintragen: Kopier den Text darunter in die Anweisungen des Projekts. Danach musst du die Prompts nie wieder tippen.

Jeden Monat: neue Belege in den Ordner legen und schreiben: „Verarbeite die neuen Belege.“ Die App muss dabei offen und der Rechner wach bleiben. Löschen darf Claude nur mit deiner ausdrücklichen Erlaubnis.

Projekt-Anweisung (einmal eintragen) 
Du bist mein Buchhaltungs-Assistent. Bei jedem Lauf: lies die Belege im verbundenen Ordner aus (Datum, Lieferant, Belegnummer, Netto, USt, Brutto, Kategorie, Dateiname). Schreib bei Unklarheit "UNKLAR" statt zu raten. Führe danach die Prüfstelle aus (Doppelungen, Netto+USt=Brutto, fehlende Felder, Summe). Erzeuge die Datei erst nach meiner Freigabe.
Schritt 2

Weg B einrichten: Cowork mit Google Drive

  1. In der Desktop-App in den Cowork-Modus wechseln.
  2. Google Drive verbinden: Einstellungen, dann Connectoren, dann Google Drive verbinden. Einmal mit Google anmelden und freigeben.
  3. Leg deine Belege in einen Ordner in Meine Ablage. Geteilte Ablagen werden aktuell teilweise nicht erkannt.
  4. Projekt anlegen und die Projekt-Anweisung wie bei Weg A eintragen.
  5. Sag im Auftrag, aus welchem Drive-Ordner Claude lesen soll. Claude liest die Belege, baut die Excel und legt sie als neue Datei in Drive ab.

Google Sheet als Ziel: Am einfachsten öffnest du die fertige Excel aus Drive direkt als Google Sheet (Schritt 6). Soll Claude direkt in ein Google Sheet schreiben, verbindest du zusätzlich den Connector Google Sheets (noch als Beta, also Testversion). Damit kann Claude neue Sheets anlegen und bestehende bearbeiten.

Schritt 3

Belege auslesen

Diese Anweisung sagt Claude genau, was es aus jedem Beleg holen soll, und zwingt es, bei Unklarheit „UNKLAR“ zu schreiben statt zu raten. Einen Kontenrahmen brauchst du dafür noch nicht.

Selbst prüfen: Geh die Tabelle einmal durch, bevor du weitermachst. Prüf stichprobenartig 5 bis 10 Zeilen gegen die Originale (Datum, Brutto-Betrag, USt-Satz). Alles mit UNKLAR schaust du dir selbst an. Lieber jetzt zwei Minuten kontrollieren als später eine falsche Buchung.

Prompt 1: Belege auslesen 
Du bist mein Buchhaltungs-Assistent. Lies jeden Beleg [aus dem verbundenen Ordner bzw. Google-Drive-Ordner] einzeln aus und erstelle eine Tabelle mit diesen Spalten:
- Belegdatum (TT.MM.JJJJ)
- Lieferant / Aussteller
- Belegnummer
- Netto-Betrag
- Umsatzsteuer (Betrag) und USt-Satz in %
- Brutto-Betrag
- Waehrung
- Kategorie (kurze Beschreibung, z.B. "Bürobedarf")
- Quelle (Dateiname des Belegs)

Regeln:
- Wenn ein Wert nicht eindeutig lesbar ist, schreib "UNKLAR" statt zu raten. Erfinde niemals Zahlen.
- Rechne nichts, was nicht auf dem Beleg steht.

Gib mir zuerst NUR die Tabelle zur Kontrolle aus.
Schritt 4

Die Prüfstelle

Jetzt baust du die automatische Kontrolle ein. Sie fängt Doppelungen, Zahlendreher und fehlende Felder ab, bevor irgendetwas weiterverarbeitet wird.

Selbst prüfen: Das Prüfprotokoll ist eine Hilfe, kein Freibrief. Geh jeden markierten Punkt durch und entscheide selbst, ob Claude korrigieren darf. Vergleich die genannte Brutto-Summe grob mit deiner Erwartung. Weicht sie stark ab, fehlt ein Beleg oder einer ist doppelt.

So gibst du frei: „Korrigiere Punkt 2 und 3, Doppelung bei ‚Bürobedarf 14.03.‘ löschen. Rest unverändert.“ Claude ändert nur, was du freigibst.

Prompt 2: Die Prüfstelle 
Prüfe die Tabelle jetzt automatisch und erstelle ein Prüfprotokoll. Markiere jeden Fund mit dem Belegnamen:
1. Doppelungen: gleicher Lieferant + Betrag + Datum mehrfach.
2. Rechen-Plausibilitaet: Netto + USt = Brutto? Passt der USt-Satz zum Betrag? Zahlendreher?
3. Fehlende oder als "UNKLAR" markierte Felder.
4. Unplausible Werte: Datum in der Zukunft, Betrag = 0, negativer Betrag ohne Grund.
5. Gegenkontrolle: nenne die Summe aller Brutto-Betraege.

Liste alle Funde auf. Aendere noch NICHTS ohne meine Freigabe.
Schritt 5

Abgleich mit Kontoauszügen

Jetzt gleicht Claude jede Rechnung mit deinen Kontoauszügen ab, damit auch keine am Ende fehlt. Vor allem findet es Zahlungen, zu denen dir noch der Beleg fehlt.

  1. Exportiere deine Kontoauszüge im Online-Banking als PDF oder CSV. Den Export findest du meist unter Umsätze oder Kontoauszüge, oft über einen Knopf wie Export oder Herunterladen.
  2. Leg sie in denselben verbundenen Ordner wie die Belege. Ein Unterordner Kontoauszüge hält alles sauber getrennt.
  3. Schick den Prompt darunter ab.

Selbst prüfen: Geh zuerst die als BELEG FEHLT markierten Buchungen durch, dort steckt der verlorene Beleg. Kontrollier Zuordnungen stichprobenartig, denn gleiche Beträge bei verschiedenen Lieferanten kann Claude verwechseln.

Prompt 3: Abgleich und fehlende Belege 
Ich habe zusätzlich meine Kontoauszüge in den verbundenen Ordner gelegt (PDF oder CSV). Gleiche die geprüfte Belegtabelle mit den Kontobewegungen ab und erstelle ein Abgleich-Protokoll:
1. Ordne jeder Kontobewegung den passenden Beleg zu (Betrag + Datum, ggf. Verwendungszweck/Lieferant).
2. BELEG FEHLT: Bewegung auf dem Konto, aber kein Beleg dazu.
3. KEINE ZAHLUNG: Beleg vorhanden, aber keine passende Bewegung (z.B. bar bezahlt oder noch offen).
4. Abweichungen bei Betrag oder Datum zwischen Beleg und Konto.
5. Mögliche Doppelzahlungen.

Liste alle Funde mit Belegname und Buchungszeile auf. Ändere noch NICHTS ohne meine Freigabe.
Schritt 6

Deine Grundbasis: Excel oder Google Sheet

Die geprüfte Tabelle ist deine Grundbasis. Von hier aus baust du die DATEV-Datei oder lässt es bei der Tabelle.

Bei Weg A landet die Excel direkt in deinem lokalen Ordner, bei Weg B legt Claude sie in deinen Drive-Ordner.

Als Google Sheet: Rechtsklick auf die .xlsx in Google Drive, dann Öffnen mit, dann Google Tabellen. Fertig. Hast du den Connector Google Sheets verbunden, kann Claude die Tabelle auch direkt als Google Sheet anlegen.

Selbst prüfen: Öffne die Datei und sieh dir die Summenzeile an. Passt sie zur Brutto-Summe aus der Prüfstelle, ist deine Grundbasis sauber.

Prompt 4: Excel-Datei erstellen 
Erstelle aus der geprüften Tabelle eine Excel-Datei (.xlsx) mit Kopfzeile, Summenzeile unten und sauber formatierten Spalten.
Schritt 7

Die DATEV-Datei für deinen Steuerberater

Am Ende spuckt Claude eine DATEV-kompatible Datei aus, also genau das Format, das dein Steuerberater mit einem Klick importiert (EXTF-Buchungsstapel, eine CSV-Datei). DATEV ist das Programm, mit dem fast alle Steuerberater in Deutschland arbeiten. Erst jetzt wird der Kontenrahmen wichtig. Dein Steuerberater gibt dir einmal die Eckdaten und eine Vorlage, damit Claude die exakte Struktur trifft:

  • Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04): ein genormter Nummernplan, der jeder Ausgabe ein festes Konto gibt.
  • Berater-Nr, Mandanten-Nr und Wirtschaftsjahr.
  • Eine Muster-Importdatei als Vorlage, die Claude Spalten und Kopfzeile zeigt.

Trag die Werte in die eckigen Klammern im Prompt ein und häng die Musterdatei an (über das + im Nachrichtenfeld oder indem du sie in den Belege-Ordner legst).

Prompt 5: DATEV-Datei erzeugen 
Erstelle aus der geprüften Tabelle eine Import-Datei im DATEV-Format (EXTF-Buchungsstapel, CSV).
Nutze exakt dieses Layout / diese Musterdatei: [anhaengen].
Eckdaten: Kontenrahmen=[SKR03/SKR04], Berater-Nr=[__], Mandanten-Nr=[__], Wirtschaftsjahr=[__].
Pflichtfelder je Zeile: Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld 1 (Belegnummer), Buchungstext.
Fehlt eine Pflicht-Angabe, FRAG NACH statt zu raten. Gib die Datei als herunterladbare .csv aus.

Pro-Move: deine eigene Anweisung

Eigene Projekt-Anweisung bauen 
Baue mir eine gespeicherte Projekt-Anweisung für meine Belegerfassung, zugeschnitten auf: Ausgabeformat = [Excel / Google Sheet / DATEV], meine Kategorien = [___], (falls DATEV) Kontenrahmen = [SKR03/SKR04].
Sie soll: (1) Belege auslesen und bei Unklarheit "UNKLAR" schreiben, (2) eine Prüfstelle für Doppelungen und Zahlendreher enthalten, (3) erst nach meiner Freigabe die Datei erzeugen.

Häufige Fragen

Welche Dateien kann Claude lesen?

PDFs, Fotos (zum Beispiel vom Handy) und Scans. Auch Excel- und CSV-Dateien, etwa Kontoauszüge aus dem Online-Banking.

Wie viele Belege schaffe ich auf einmal?

Fang mit zwei bis drei an, um die Prompts zu testen. Danach läuft am besten ein Monat pro Durchgang. Das schont dein Kontingent und macht die Kontrolle leichter.

Muss ich jeden Monat alles neu eingeben?

Nein. Mit der Projekt-Anweisung aus Schritt 1 legst du die neuen Belege in den Ordner und schreibst nur: „Verarbeite die neuen Belege.“

Werden meine Belege zum Training der KI genutzt?

Das legst du selbst fest: In den Einstellungen unter Privacy (Datenschutz) steht der Schalter, ob deine Gespräche zur Verbesserung der Modelle verwendet werden dürfen. Schalte ihn aus, wenn du das nicht willst.

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